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HR實務丨如何做好員工辭退面談?

來源:網路
決定解雇員工的不是HR,但這項工作沖在前頭的卻是HR。作為HR在日常工作中無法回避的一項任務,解雇面談是解雇員工的關鍵環節。如果處理不當可能引發勞動爭議,所以,解雇員工如何做好面談?

解雇面談中的四個基本問題

在進行解雇面談時,需要重點關注四個方面的問題,即由誰通知(Who)、何時通知(When)、何地通知(Where)和如何通知(How)。

1、由誰通知  

選擇進行解雇面談的主體十分重要。解雇面談的主體應該是直線經理,而不是高層管理者或人力資源部門。相對于公司的其他管理人員,員工更加信賴其直線經理。

如果是辭退,那么直線經理已經掌握了進行解雇面談所需信息,因此,可對整個面談有更準確的把握;如果是裁員背景下的解雇,直線經理也需要在面談時將原因向員工解釋清楚。

在面談時,可以有第三方在場。例如人力資源部門的代表,但進行解雇面談的主體依然是直線經理。第三方在面談中充當調節者和見證者的角色:一方面,在面談過程中,員工出現情緒失控或有過激行為的情況時充當調節者,緩和緊張的氣氛,使面談能繼續進行;另一方面,也是作為整個談話的見證者,起到公證的作用。

2、何時通知

多數管理者會盡量推遲解雇面談時間,甚至推到星期五下午下班之前。在結束解雇面談后,總是感覺松了一口氣,覺得終于完成了這件困難的事情。

筆者并不贊同這種做法,選擇在星期五下午進行解雇面談并不是一個很好的選擇。因為這種時間安排反而使員工在整個周末都感到焦躁、憤怒和不安,并有可能將這種情緒傳遞給身邊的親友,使不良情緒繼續發酵,員工也會有充分的時間來思考起訴的問題。

而在星期一進行解雇面談,則是一個不錯的選擇。員工將會有整個星期的時間來尋找新的工作,同時這樣的時間安排也會將這次解雇對其他員工的負面影響降到最低。

3、何地通知

許多管理者選擇在自己辦公室進行解雇面談,而這并不是一個好的選擇。如果被解雇員工變得憤怒且拒絕離職,或是因情緒崩潰而大吵大鬧,都會在公司產生不好的影響,甚至影響其他員工的正常工作。

一個中立的談話場所是最佳的選擇——比如公用會議室或空置的辦公室。這種場地有兩個好處:

第一,這是對于被解雇員工最基本的保護。畢竟被解雇不是一件十分光彩的事情,被解雇員工也不愿意讓其他同事聽到或看到解雇面談的全過程,經理也可以在結束解雇面談之后離開,使當事人在面對同事之前有一些時間調整情緒。

第二,這種安排也避免了其他員工因無意間聽到,或看到而產生不必要的猜測,從而影響他們的正常工作,甚至影響到整個團隊的工作氛圍。

4、如何通知

一般來說,解雇面談應該選擇面對面、一對一的通知方式,這樣能使員工感受到管理者對這件事的重視和對員工的尊重。

當然,也有一些例外的情況,這主要取決于企業文化。在一些企業中,E-mail被習慣用于通知員工一些重要的信息。因此,在某些情況下,通過E-mail通知員工其被解雇的消息也是可行的。

例如,亞馬遜公司會通過現場會議來宣告裁員的消息,但有一些遠程工作人員無法參與會議。為保證不漏掉任何一個員工,在會議進行的同時,也會通過E-mail將裁員信息發送到每一個被解雇員工的郵箱。

某些情況下,選擇群體通知形式也會比一對一通知更加合適。有時,裁員可能是撤銷整個部門或規模裁員,此時選擇群體通知可以使大家了解這不是針對某一具體員工的解雇。但在進行這類裁員時,一定要對受到影響的員工集中召開一系列座談和溝通的會議。

那么,解雇面談需要多長時間呢?事實上,通知員工被解雇的消息一般只需要15分鐘甚至更短的時間。在解雇面談中,執行者只需做三件事:一是通知員工其被解雇的事實;二是向其解釋被解雇原因;三是告知員工公司的下一步計劃。

執行者要告知員工其被解雇的決定和原因,以及企業的“下一步計劃”。因為員工得知被解雇后可能會有激烈反應,因此要使員工了解“下一步計劃”,包括工資、福利、經濟補償等在內的具體方案及后續安排,并要結合勞動法律法規和企業規章制度對以上方案進行清晰說明和解釋。同時,還應該提供給員工一份離職流程圖,告知其接下來該如何順利完成工作交接和辦理離職手續。

解雇面談五部曲

1、通知員工  

• 盡量不要在電話里通知員工“請到人事部來一趟”,以免造成緊張感。

• 盡量避免周末、假日或者員工的重要紀念日當天通知員工。

• 使用會議室、休息室等,盡量不要用經理辦公室這種“正式的嚴肅的”地方。

• 切入正題。不要假意避重就輕談一些天氣或者其他輕松的話題。

• 員工一進會議室(或你選擇的其他場所),待他坐好后就直接告訴員工公司的決定。

2、描述事實       

• 用幾句話描述為什么公司要做出裁掉他的決定。

• 切記描述事實而非攻擊員工的人格。

• 重點強調這個決定已經做出是不可更改的,管理層已經批準等。

• 辭退面試不要超過半小時(否則就成了體力上的較量)。

3、注意傾聽

• 被解雇的員工如反應激烈,不要和他辯論,而是積極地傾聽。

• 用開放式問題與其談話,重復他的最后的話語,點頭或用短暫沉默配合員工的闡述,直到他可以稍微冷靜地接受這個事實。

4、溝通賠款 

• 跟員工仔細講述一遍賠償的支付金額,具體算法,福利等。

• 不要在已經商定好的條款上當場承諾增加任何內容。

• 不要承諾會調查一下,事后給予答復,這樣會把辭退程序復雜化,弄到難以收拾。

5、告知流程

• 被辭退的員工也許不確定下一步該怎么做,給員工離職流程圖,并告訴他一步一步如何做,越詳細越好。

• 如有必要,在所有手續辦完后,做離職面試。

• 對個別員工實施心理咨詢以緩解其過度的焦慮。

• 裁員過程中員工容易出現如下反應:哭哭啼啼、憂愁、焦慮、敵意、討價還價、不信任感等。

這時企業管理層和人力資源部需要的最關鍵的技能就是“同理心”和“原則性”。“同理心”不是同情心,它是設身處地地理解被裁員工的焦慮和困惑,讓員工把想說的話說完;“原則性”則可以保證自己不讓員工的情緒影響公司的決定。

解雇面談的注意事項

為確保解雇面談順利進行,解雇面談執行者應做好以下五個方面的工作:

•  充分準備。在解雇面談之前,不僅要對被解雇員工的收入情況、身體和心理特征、人際關系等方面進行了解,還要對解雇員工所涉及到的法律問題進行分析,要思考其可能提出的問題,并事先列出一個發言提綱和面談計劃。

•  堅持原則,注意語氣和措辭。在進行解雇面談時,執行者要堅持原則、態度堅定,強調解雇決定無法更改。同時,要使用客觀中立的語氣來傳達消息。不要試圖表現幽默感,這會讓被解雇員工感到被嘲笑,不但不利于改善氣氛,反而起到相反的作用。

另外,執行者常常傾向于使用間接性語言來減輕對員工的打擊,但是,間接性語言常會使員工產生誤解。

例如,“你現在做的項目被取消了”,那么員工可能會認為他將要做另一個新項目;“我們不再需要你從事銷售了”,那么員工可能認為他將被轉到生產部門工作。因此,在傳達消息時一定要開門見山,重點突出,簡潔清晰。

•  善于傾聽,主動把握解雇面談節奏。在面談中,執行者應主動聽取被解雇員工的意見,若員工反應激烈,不應與其辯論而要積極傾聽,使用點頭或短暫沉默配合員工的意見表達,使其可以冷靜接受事實。

同時,在面談過程中,執行者還要主動把握好面談的節奏,不要和員工在某個問題上耗時過多,注意控制面談時間。

•  避免在解雇面談中討論績效問題。如果是辭退,且辭退程序符合法律法規和企業規章制度,那么績效問題在先前的績效溝通中就應詳細討論過,無需再次重復。

•  不要讓員工感到其被解雇是歧視所致。例如,“我們需要的是沒有太多家庭方面的壓力,可以在八小時之外見客戶的員工”,“我們需要的是精力充沛的員工”,這些語言都可能會讓被解雇員工感到他們被解雇是由于已婚、年齡太大等原因,而這是歧視的表現,極易引發勞動爭議。

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