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自我成長丨工作匯報你要怎樣做,才能從自殺模式變成專家模式?

來源:網絡
一次優秀的匯報不僅可以呈現你的能力、放大你的潛力;還可以獲取主管認可、獲得資源上的支持;還可以讓你有機會和高層進行深度溝通和交流,在不知不覺中,成為高層的協作伙伴。

每一個職場人都知道,工作匯報有多么重要。但是,很多中層經理在做匯報的時候,采取的是自殺模式,而不是專家模式。更要命的是,他們根本不知道錯在什么地方。

所謂自殺模式,就是中層經理們自認為聰明地采取了大多數演講訓練中教的套路(比如說,講一個吸引人的故事,引起共鳴,激發好奇心,使用生動的多媒體手段)。必須承認,這些技巧在常規的演講中,非常奏效。但在高層會議中,如果你用同樣的技巧做報告,就是自找死路。

為什么會這樣?

這要從會議室的高管開始說起。

先來做一道選擇題,如果你要想描述一位典型的高管,最常用的詞是:


A: 數據狂

B: 毫無耐心

C: 攻擊性強

D: 時間壓力大

E: 十分嚇人

答案是:ABCDE

粗魯無禮、自負及執著于權力,同時具有嚇人的個性以及真誠的力量,是一名優秀領導者所必需的特質。

因為高度競爭的環境,作為特殊群體的他們,工作充滿了巨大的壓力。大多數高管人都非常聰明,精力旺盛,是個不折不扣的工作狂。他們對時間、數據的敏感性非常高,沒有時間浪費在講笑話、娛樂消遣或者對反應遲鈍的員工身上。

在工作中,你的目標必須和他們的目標保持一致,即推動公司前進。

如果你不能做到這一點,悲劇就會發生。

具體來說,很多人會犯三個典型的錯誤:

1、沒有想清楚對方要什么?自己可以提供什么?

2、沒有開門見山說出主題和目標

3、有靈活性,照著事先準備的PPT 匯報

很多中層主管興致勃勃地拿著自己精心準備的PPT 材料,帶著一種“我做得很棒吧,快夸我 ”的心態進入會議室,完全沒有意識到,在進入會議室的前一分鐘,你的老板們還在為財務狀況憂心忡忡,或者為市場狀況或質量控制而焦頭爛額。

你必須要非常敏感,尊重高管們的時間,并且把自己的緊迫感提高到跟他們相同的水平。

你還必須要有全局視野,注意高層們關注層面的廣度以及他們的預期,不能只談自己當前的一小塊業務。

你還必須足夠靈活,才能在高層們發散性思維發作,突然提到一個看似不想干問題的時候,能夠鎮定自若、清晰完整地匯報工作。

最好的方式,就是以一個有效率的專家身份進入會議室,絕不浪費時間。

我們假設有一家年總收入40億美元的中型公司,來計算公司5位最高領導者(首席執行官、首席財務官、首席運營官、首席技術官、首席市場官)一同出席一場為時1小時會議的成本,結果是驚人的。他們的工資、獎金、股票期權以及其他福利,都可以從美國證監會的公共檔案中查詢到。

計算顯示,5位首席高管一同參加一場決策會,成本將大于3萬美元一小時!

時間就是金錢,巨額的金錢。浪費時間就是浪費錢。

所以,高管們絕不肯浪費金錢在無用的客套話上。他們會說,“我們沒有時間聽故事,而且我也不在乎什么注意力。我們需要開始日程表上的議程,做出決定,然后繼續下一個。”

他們最喜歡的開場白是:“讓我們直奔主題。30分鐘之后我要參加另一個會議。”

如果你下一周有一個重要工作匯報,你應該現在就思考過這個問題:

——如果我只能展示三張幻燈片,那么是哪三張?

最好的方法,準備3個匯報版本。一個標準版本:按照原定時間長度匯報,一個簡短版本:5分鐘搞定。還有一個超短版本:只闡述最核心的內容。

還有一點非常重要。如果我沒有PPT ,可以完成這個報告嗎?

你要對你匯報的所有內容非常熟悉。包括匯報結構、主體內容,預期目標、和所有重要的數據。永遠不要把自己放進“沒有幻燈片就無法匯報的境地”,確保你可以在沒有PPT 的情況下完成這個報告。

匯報中最主要的任務是向高管們表述清楚自己的需求和目標,工作狂們的注意力持續時間很短,他們很容易就會厭煩,所以你最好不斷推動話題前進。

一場成功會議的外在表現就是,他們說的話比你多。

如果高管們對你匯報中的觀點進行了熱烈的討論,而不是呆坐著聽你的講解,這說明他們對你的議題十分感興趣。反過來說,如果只有你在滔滔不絕,而不給他們透氣、插話、討論問題的機會,那么等待你的只有失敗。你必須要挖掘出聽眾在匯報中產生的疑問,并且很好地解決這些問題。

一個好用的原則是:10/30法則。如果在會議安排中你有30分鐘的間,那么用10分鐘來講述你的匯報內容,剩下20分鐘留給高管們進行討論。

這意味著,你需要把你的“匯報人”身份轉換為“決策支持者”的身份。

許多中層主管都把精力全放在了匯報內容上,對外界喪失敏感性。

而一位高效的頂級匯報人具有某種會議超能力,能夠讓他一刻不停地掃描整個會議室,并且進行實時調整。他能夠觀察整間會議室,并且在瞬間就根據觀察到的情況對匯報內容進行更改。而這項技巧是推動會議發展的關鍵。

你知道你要匯報的是什么,

但是你要了解,

實際上高管們更關心的問題是什么?

1.如何增加客戶保留/吸引率·

2.如何增加高效恰理的工作流程·

3.如何增加市場份額

4.如何增加凈利潤/營業收入(最高關注點)

5.如何減少成本

6.如何減少風險

7.如何減少進人市場的準備時間

……

如果你的匯報能夠與上面中的某一項有所關聯,那么你和高管們就有共同語言了。

有時候高管會不客氣地打斷你,提出一些看起來和主題沒有關系的問題,或者毫不留情地問出一些讓你難堪的問題。不要驚慌。這可能一種測試。他們只是想看你對你的匯報主題到底了解有多深。你必須通過這個測試。而且這是進入到更深入討論的一個前奏。

說實話,在大企業工作,高層競爭激烈,火藥味濃烈,有時確實有讓你有一種“身處戰場、硝煙彌漫”的感覺。

但是,你要理解,那些圍坐在會議桌旁的高管并不是你的敵人。要記住他們是跟你同一陣線的,大家都在追逐相同的目標。高管其實是你的后盾和資源團隊,他們也希望你能獲得成功。如果你希望得到高管的理解、支持,就必須關心他們的需求和目標,并盡力在你的工作中,支持高管達成他們的目的。

好啦!

從下一次匯報開始,請各位采取專家模式,支持你的主管,達成你的目的。

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