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自我提升丨工作匯報如何做到氣場強大、內容出彩?

來源:網絡
 
昨天的一篇推文說到向上匯報的基本思路,工作匯報你要怎樣做,才能從自殺模式變成專家模式?這一篇文,Elaine 和大家繼續聊聊在匯報中會出現的情況。

01

注意力不在線

但我們至少可以通過一些簡單的訓練,使自己顯得氣場稍微強大一些。從具體可操作的層面上來說,就是三個字:“慢”、“定”、“張”。

第一種情況,叫做“注意力不在線”。

有些人噼噼啪啪打電腦、回郵件,有些人側過身和身邊的人交頭接耳,看手機、就是沒有正眼看過你一眼。

可是,你能怎么辦呢?

你不能保持沉默;

也不能向他們怒目而視;

既不能向他們提問;

也不能大敲特敲黑板。

如果你無法吸引會議室大佬們的注意力,原因可能是多方面的。從內容上來看,可能是你講的東西大家都知道,沒有什么新鮮值得看的;從表現形式上來看,有可能大量、密集、但缺乏亮點的信息造成了理解壓力;從呈現手段上來說,也有可能是你整個人非常缺乏氣場,沒有辦法調動會議室氣氛。

先說說氣場。雖然“氣場”這個東西,你看不到也摸不著,但你絕對可以感受到不同人的氣場差異。尤其在不大的會議室中,這種感受會非常強烈。

氣場不僅是指說話者的聲音語調、肢體語言、張揚的個性或魅力。有些人甚至不用開口說話,只需要靜靜地坐在那里,氣場就已經爆棚了。

雖然我們沒辦法在短短10分鐘之內,把自己變成一個氣場強大的人,但我們至少可以通過一些簡單的訓練,使自己顯得氣場稍微強大一些。從具體實在可操作的層面上來說,就是三個字:“慢”、“定”、“張”。

慢 :

反復練習開場白、使用比平時稍慢一點的語速。

定:

姿態要穩定,目標要堅定,說話要肯定。不要著急開始,先用視線掃描會場,使用友好并堅定的眼神問候所有人。

張:

在服裝方面,你需要比平時更為正式。在肢體語言方面,保持開放和舒展,可以稍許走動,伸張擴大對空間的控制和主導權。

為了贏得注意力,你可以采用PREP 的結構進行開場。

Position核心觀點

用一句話解釋,你想從對方那里得到的東西以及能給對方的投資回報。

Reason 理由

簡短解釋一下,為什么你的觀點對公司來說這么重要。

Evidence證據

能夠支持你的觀點的例子或者證據之一。

Position核心觀點

重申觀點。

02

跑題

你必須要做一位傾聽者,認真聽他們的發言,注意到他們是否歸屬于明顯的陣營,或者有幾類互有沖突的觀點。思考他們正在討論的現實問題是否可以上升到一個新的戰略層面。

第二種情況,叫做“跑題”。

相比上一種情況,出現“跑題”,至少說明大家對工作還是有熱情的——只是熱情不在你身上。突然之間,大家神奇地被一個話題吸引,于是拋棄了你事先準備的話題和你,開始熱烈地討論起他們感興趣的問題了。

如果你發現你無法控場,可能的原因是:你對大家來參加這次會議的需求不了解。你不知道這些人為什么要來。你也不知道如果要打動他們,得要拿出什么東西來。

你可以準備大量內容,但請不要把所有內容都放在PPT上,并逐行讀出。這種方法可以迅速地將所有人的視線,從PPT 上轉移到自己的手機或地面。在內容構建上,請嚴格按照金字塔原理,呈現你的內容。

如果他們真的嚴重跑題了,應該如何把這些人拉回來呢?

首先,你必須要做一位傾聽者,認真聽他們的發言,注意到他們是否歸屬于明顯的陣營,或者有幾類互有沖突的觀點。思考他們正在討論的現實問題是否可以上升到一個新的戰略層面,或者還有其他類似的問題

接著,你就可以在一個恰當的時刻出場,在一個氣場相對較弱的發言者之后插話,(對不起,氣場弱就是要被欺負,這就是事實,我也沒辦法)。如果你實在無法插話,再教你一招,你一邊聽,一邊開始默默地在白板上用非常大號的字體寫出你對討論的總結,用不同顏色的筆進行關聯和特別強調。你會發現,人們開始從討論中逐漸抽離,并開始注意你的陳述和總結。(如果你總結得夠棒的話)。

再接著,你最好能請出本次會議的最大領導,請他做發言,并提示接下來我們要開始討論另一個重要話題。通過這種方式,你既做到了有存在感,又不至于太過張揚,既既照顧到了大老板的面子,又尊重了所有與會者的談話。簡直太棒了有沒有。

03

大老板溜了

你必須要做一位傾聽者,認真聽他們的發言,注意到他們是否歸屬于明顯的陣營,或者有幾類互有沖突的觀點。思考他們正在討論的現實問題是否可以上升到一個新的戰略層面。

第三種特別討厭的情況,叫做“大老板溜了”。

在整場會議中,最重要的人自然就是能拍板決定的人大老板了。但有時候,你會發現,會議開始沒多久,老板突然從座位上離開,悄悄地走出會議室。

你的心立刻慌亂起來,如七八只小鹿在胸口亂撞。這到底是怎么一回事?是老板你的品味提高了呢,還是覺得我的報告太弱了不能讓你滿意了?關鍵是,接下去,你應該要怎么說呢?

最好的辦法,是提前避免這事情發生。非常簡單的一句話,就能降低大老板中途跑路的可能性:“感謝老板對這次會議的重視,抽空到場”。說完這句話,老板即使想走,也不會隨便離開了。

在匯報的時候,不要陶醉在自己的PPT上,要分一些注意力給你的老板。持續掃描會議現場,當大老板離開時,立刻用眼神示意,如果對方沒有任何停留,直接走出會場,請保持鎮靜,說一些輕松的話緩和氣氛,重新抓住會場的主導權。如果大老板接住你的眼神,你就可以就停下匯報,直接詢問:”我們接下來還有幾個部分內容,有一部分內容需要您的參與和指導。你需要我們稍微調整一下內容等您回來嗎?”

看,多么灑脫又有控制力的現場表現!

04

你被懟了

這句話的真正含義是“我不是特別理解,你能不能再多說一些,補充一些重要的信息給我,我再考慮考慮。”

第四種情況,叫做“你被懟了 ”

無論是被無視,被忽略,被放棄,都還不是最難堪的。最最讓人不能忍受的是,是在會議中被老板或其他部門老大狂懟。

“這是假想,根本不可能”

“我是沒看出來有什么區別”

“如果給預算就能干,公司要你干嘛“

……

不要慌張,先看問題來自于誰。

如果問題來自是相關部門領導,而不是自己頂頭上司,記住——這是尋求更多解釋的一個請求。

也就是說,這句話的真正含義是“我不是特別理解,你能不能再多說一些,補充一些重要的信息給我,我想再考慮考慮。”

當你能正面看待這些挑戰性問題的時候,你就能表現得更好。你可以根據你對問題的掌控程度,依次回答比較有把握的問題,對于那些不怎么友好或者有沖突個性的人的問題,你可以禮貌地回答:這個問題比較大/比較特別,我們可以稍后專門找時間交流,或者邀請另一位同事共同參與對這個問題的討論。這樣做的好處,就是可以保持你對現場的控場能力。整體上你會顯得理性、克制、聰明、并且有禮貌。

如果是你的直接老板對你提出了嚴苛的問題,你可能無法直接回避。請認真地記錄問題,并嘗試分解問題,努力解決其中一部分你可以解決的問題。比如,你可以從公司層面、團隊層面、個人層面去分解一個問題,也可以從短期利益、長期利益來分析問題,還可以從內部客戶、外部客戶去處理問題。總之,無論你是否能正確回答問題,一定要保持頭腦活躍,積極思考,展示你樂于接受挑戰并不斷做出新嘗試的態度。

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